Kebijakan Pengembalian Dana (Refund) & Reschedule Layanan di Akademi Bahasa Asing

Efektif per: 1 Januari 2026
Dokumen ini merupakan acuan legal dan operasional mengenai prosedur pembatalan (refund), penjadwalan ulang (reschedule), dan penyesuaian layanan di seluruh ekosistem Akademi Bahasa Asing (ABA). Kebijakan ini disusun berdasarkan prinsip transparansi finansial dan mengacu pada standar operasional mitra global kami (ETS/IIEF) serta peraturan perlindungan konsumen yang berlaku di Indonesia.

Setiap peserta yang melakukan transaksi di ABA dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang tertulis di halaman ini.

1. Ringkasan Kebijakan (Matriks Keputusan)

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah ringkasan status pengembalian dana berdasarkan jenis produk/layanan:

2. Kebijakan Pengembalian Dana (Refund Policy)

A. Kategori Kursus Tatap Muka & Online Zoom

Berlaku untuk program Kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Arab.

• Jendela Pengajuan: Permohonan refund hanya diproses jika diajukan sebelum Start Date (Hari Pertama Kelas).
  • Contoh: Kelas dimulai 10 Mei. Batas akhir pengajuan adalah 9 Mei pukul 23.59 WIB.
• Skema Potongan: Dikenakan biaya administrasi dan pembatalan slot sebesar 20% dari total biaya yang dibayarkan. Sisa 80% akan dikembalikan ke peserta.
• Kondisi Hangus (Non-Refundable):
  • Peserta sudah mengikuti 1 (satu) sesi kelas atau lebih.
  • Peserta sudah mengakses materi digital / LMS (Learning Management System).
  • Peserta mangkir (No-show) tanpa kabar pada hari pertama.

B. Kategori Tes Resmi (TOEFL ITP® Official)

Mengikuti regulasi ketat dari ETS dan IIEF terkait alokasi soal dan pengawas (Proctor).

• Batas Waktu (H-7): Pengajuan refund wajib dilakukan maksimal 7 hari kerja sebelum tanggal tes. Lewat dari batas ini, dana hangus 100%.
• Biaya Penalti: Dikenakan biaya administrasi tes sebesar Rp250.000 per peserta. Sisa dana akan dikembalikan.
• Pembatalan Pihak Pusat: Jika tes dibatalkan oleh pihak Test Center/ETS (bukan kemauan peserta), maka peserta berhak atas Full Refund (100%) atau Reschedule gratis.
• Info lengkap produk: Tes TOEFL ITP Resmi ETS.

C. Kategori Tes Mandiri (VEPT & Prediction)

Layanan berbasis sistem otomatis (Instant Access) seperti Tes TOEFL Prediction Online.

• Sifat Layanan: Produk digital ini dikategorikan sebagai Directly Consumable. Setelah kode akses/akun dikirimkan dan aktif, status transaksi adalah Final (Non-Refundable).
• Alasan Subjektif: Alasan seperti “skor tidak memuaskan”, “tidak jadi butuh sertifikat”, atau “laptop rusak” tidak dapat diterima untuk pengajuan refund.

D. Kategori Mediator & Pihak Ketiga

Untuk layanan Bimbingan Kuliah ke Mesir atau Timur Tengah.

• Dana yang telah dialokasikan kepada pihak ketiga (Kedutaan, Penerjemah Tersumpah, Maskapai Penerbangan, Agen Visa) tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun.
• Jasa konsultasi/bimbingan yang telah berjalan dihitung secara proporsional sebagai layanan terpakai.

3. Kebijakan Penjadwalan Ulang (Reschedule Policy)

Fleksibilitas jadwal diberikan dengan batasan tertentu untuk menjaga keteraturan administrasi.

Aturan Reschedule TOEFL ITP Resmi

• Batas Waktu: Pengajuan maksimal H-2 Hari Kerja sebelum tes.
• Kuota: Hanya diperbolehkan 1 (satu) kali perubahan jadwal.
• Biaya Admin: Dikenakan biaya reschedule sebesar Rp200.000 (Sesuai tarif administrasi perpindahan slot data peserta di sistem ETS).
• Klausul Pengunci: Jadwal hasil reschedule bersifat final. Tidak bisa di-refund atau di-reschedule ulang (Hangus jika tidak hadir).

Aturan Reschedule Kursus

• Dapat dilakukan gratis jika kuota kelas tujuan masih tersedia dan diajukan sebelum kelas dimulai.
• Jika kelas tujuan memiliki harga lebih tinggi, peserta wajib membayar selisihnya. Jika lebih rendah, selisih tidak dikembalikan (disimpan sebagai deposit kredit).

4. Protokol Keadaan Kahar (Force Majeure) & Masalah Teknis

Kami memahami bahwa ada hal-hal di luar kendali manusia. Berikut adalah pengecualian khusus:

A. Force Majeure (Bencana/Musibah)

Peserta dapat mengajukan Full Refund atau Reschedule Gratis jika mengalami:

• Bencana alam yang memutus akses transportasi/internet.
• Rawat inap mendadak (Wajib melampirkan Surat Keterangan Rawat Inap Resmi dari RS, bukan sekadar surat sakit klinik/dokter umum).
• Duka cita keluarga inti (Orang tua/Saudara kandung).

B. Kegagalan Teknis Sistem (System Failure)

Jika terjadi kendala pada server ABA saat pelaksanaan Tes Online yang menyebabkan peserta tidak bisa menyelesaikan ujian:

• Peserta berhak mendapatkan ujian ulang (Retake) secara GRATIS.
• Jika kegagalan disebabkan oleh perangkat/internet peserta, kebijakan ini tidak berlaku.

C. Kelebihan Transfer (Human Error)

Jika peserta tidak sengaja mentransfer nominal berlebih atau melakukan transfer ganda (Double Transfer):

• Dana selisih akan dikembalikan 100% tanpa potongan.
• Proses verifikasi mutasi bank membutuhkan waktu 1-3 hari kerja.

5. Prosedur Pengajuan Klaim

Untuk memastikan keamanan data, kami tidak melayani klaim via telepon. Harap ikuti langkah tertulis berikut:

1. Siapkan Dokumen:
   • Bukti Transfer Asli.
   • Identitas Diri (KTP/SIM) sesuai nama pendaftar.
   • Dokumen pendukung (Surat RS, dll) jika klaim Force Majeure.
2. Kontak Layanan Pelanggan:
   • Email: [email protected]
   • WhatsApp: +62 857 1760 5272 (Chat Only)
   • Subjek Pesan: [REFUND/RESCHEDULE] - [NAMA PESERTA] - [JENIS LAYANAN]
3. Validasi & Eksekusi:
   • Tim Finance akan memvalidasi data maksimal 3 Hari Kerja.
   • Jika disetujui, dana akan ditransfer kembali (Refund) dalam waktu maksimal 5 Hari Kerja setelah validasi.
   • Biaya administrasi transfer antar-bank ditanggung oleh penerima dana.

6. Penafian (Disclaimer)

• Otoritas Penuh: Akademi Bahasa Asing memiliki hak penuh untuk menyetujui atau menolak pengajuan berdasarkan bukti yang dilampirkan.
• Penyalahgunaan: Pemalsuan dokumen pendukung (seperti surat sakit palsu) akan mengakibatkan pemblokiran permanen (Blacklist) dari seluruh layanan kami dan pelaporan ke pihak berwajib jika diperlukan.
• Perubahan Kebijakan: Aturan ini dapat berubah sewaktu-waktu menyesuaikan regulasi mitra (ETS) atau pemerintah. Versi yang tayang di halaman ini adalah versi yang berlaku sah saat ini.