Kebijakan Pengembalian Dana Akademi Bahasa Asing

Maksud & Tujuan Kebijakan Pengembalian Dana

Akademi Bahasa Asing memahami bahwa peserta kursus dan tes sering kali menghadapi situasi yang memaksa mereka membatalkan atau menunda partisipasi. Oleh karena itu, kami menyusun Kebijakan Pengembalian Dana ini dengan tujuan utama:

• Kejelasan Hak Peserta: Memberikan gambaran rinci mengenai kondisi di mana peserta berhak mengajukan refund, sehingga tidak ada kesalahpahaman.
• Transparansi Proses: Menjelaskan langkah-langkah, persyaratan, dan waktu yang dibutuhkan agar peserta dapat mempersiapkan dokumen dan informasi yang diperlukan.
• Keadilan dan Konsistensi: Menegakkan prinsip keadilan dengan menerapkan aturan yang sama untuk semua peserta tanpa pengecualian kecuali kasus force majeure terverifikasi.
• Kepercayaan Peserta: Meningkatkan rasa aman dan kepercayaan calon peserta untuk mendaftar kursus atau tes tanpa khawatir risiko administratif yang tidak terduga.

Syarat & Ketentuan Refund Kursus

Kapan Refund Bisa Diajukan?

Peserta dapat mengajukan pengembalian dana untuk kursus Bahasa Inggris atau Bahasa Arab apabila memenuhi salah satu kondisi berikut:

• Pembatalan Sebelum Hari Pertama: Permohonan refund diajukan sebelum sesi pertama kelas dimulai. Artinya, jika Anda terdaftar untuk kursus yang dimulai pada tanggal 1 Mei, maka refund harus diajukan selambat-lambatnya tanggal 30 April pukul 23.59 WIB.
• Kendala Teknis Diverifikasi: Jika terjadi masalah teknis serius pada platform e‑learning kami—seperti server down, tidak dapat mengakses materi, atau gangguan sistem yang dibuktikan tim IT—maka peserta berhak refund penuh tanpa potongan.
• Kesalahan Pembayaran: Apabila terjadi transfer ganda, pembayaran lebih dari jumlah yang ditetapkan, atau kesalahan sistem bank, peserta dapat meminta refund untuk selisih atau seluruh pembayaran setelah verifikasi bukti transfer.

Setiap permohonan akan diverifikasi oleh tim administrasi untuk memastikan keabsahan dokumen dan alasan pembatalan.

Kapan Refund Tidak Berlaku?

Ada beberapa kondisi di mana permohonan refund tidak dapat diproses:

• Akses Materi atau Sesi Pertama: Jika peserta telah masuk ke dalam platform e‑learning atau mengikuti sesi pertama kelas, maka hak refund otomatis gugur, karena materi sudah disediakan dan sesi interaktif telah berjalan.
• Salah Pilih Program Setelah Konfirmasi: Kesalahan dalam memilih jenis kursus (misal: memilih level Pemula padahal butuh Menengah) setelah mendapatkan konfirmasi resmi dianggap sebagai tanggung jawab peserta.
• Teknis di Luar Kendali Kami: Gangguan internet atau perangkat peserta yang tidak kompatibel dengan persyaratan sistem tidak menjadi alasan refund kecuali terbukti kesalahan dari pihak Akademi Bahasa Asing.
• Pengalihan Kursus: Pengalihan slot kursus ke orang lain tanpa persetujuan tertulis dari manajemen tidak memberikan hak refund, melainkan dianggap perubahan peserta.

Biaya Administrasi

Untuk menjaga keberlangsungan layanan dan menutup biaya operasional, setiap refund yang memenuhi syarat dikenakan biaya administrasi sebesar 20% dari total pembayaran kursus. Contoh:

• Jika total kursus Rp2.000.000, peserta menerima refund Rp1.600.000.
• Untuk komponen transfer ganda, misal peserta bayar Rp3.000.000 untuk kursus Rp2.000.000, selisih Rp1.000.000 akan dikembalikan penuh tanpa potongan.

Kebijakan Refund Tes TOEFL ITP® Resmi ETS

Tes TOEFL ITP® resmi ETS adalah tes berstandar internasional yang diadakan di bawah supervisi ETS. Kebijakan refund untuk tes berbeda dengan kursus:

Kapan Refund Tes Dapat Diproses?

• Kesalahan Pembayaran: Double payment atau transfer melebihi biaya tes dapat direfund setelah bukti transfer diverifikasi.
• Pembatalan Minimal 7 Hari Kerja: Permohonan refund dikirimkan paling lambat 7 hari kerja sebelum tanggal tes yang terdaftar.
• Force Majeure: Kasus bencana alam, kondisi medis serius, atau kejadian luar biasa lain dengan bukti dokumen resmi yang diakui (surat dokter, laporan bencana).

Kapan Refund Tes Tidak Bisa Diproses?

• Salah Tanggal Tes: Jika peserta salah memilih tanggal setelah mendapatkan konfirmasi, maka pembatalan tidak diizinkan.
• Kendala Teknis Peserta: Perangkat atau jaringan internet peserta yang bermasalah pada hari tes tidak menjadi tanggung jawab ETS atau pihak penyelenggara.
• Telah Dikonfirmasi Proctor: Jika peserta sudah di-approve oleh proctor pada hari test, refund otomatis ditolak.
• Reschedule Sebelumnya: Anda hanya berhak reschedule satu kali; jika sudah melakukan reschedule, permohonan refund tidak diproses.

Prosedur Pengajuan Refund

Untuk semua jenis refund (kursus maupun tes), ikuti langkah-langkah berikut agar permohonan Anda cepat diproses:

1. Hubungi Layanan Pelanggan: Kirim pesan melalui WhatsApp di +62 857 1760 5272 atau email ke akademibahasa.sch.id@gmail.com.
2. Lampirkan Dokumen: Sertakan bukti pembayaran (screenshot/struk transfer), formulir pendaftaran, dan surat keterangan jika force majeure.
3. Isi Formulir Refund: Formulir singkat yang kami kirim via email harus diisi lengkap dengan alasan pembatalan.
4. Verifikasi Administrasi: Tim kami akan memeriksa kelengkapan data dalam waktu 3 hari kerja.
5. Proses Pengembalian Dana: Setelah disetujui, dana dikembalikan ke rekening peserta dalam 5 hari kerja.
6. Follow‑Up Jika Terlambat: Jika dana belum diterima setelah jangka waktu di atas, segera hubungi kembali CS dengan menyebut nomor tiket refund Anda.

Layanan Non-Refundable

Beberapa layanan dan kondisi tidak dapat diajukan refund sama sekali:

• Penerbitan dan pengiriman sertifikat kursus atau tes TOEFL ITP® resmi ETS.
• Akses penuh ke materi kursus yang sudah dikirim atau diunduh peserta.
• Pelayanan konsultasi lanjutan atau grading yang sudah dilakukan.
• Biaya administrasi yang telah terpotong ketika refund kesalahan pembayaran.

Pastikan Anda membaca syarat secara cermat sebelum mendaftar untuk menghindari ketidaknyamanan.

FAQ – Kebijakan Pengembalian Dana Akademi Bahasa Asing

• Q: Bagaimana cara mengajukan refund?
  A: Hubungi Layanan Pelanggan melalui WhatsApp di +62 857 1760 5272 atau email ke akademibahasa.sch.id@gmail.com dengan melampirkan bukti pembayaran, formulir pendaftaran, dan alasan pembatalan.
• Q: Berapa lama proses refund akan selesai?
  A: Admin akan memverifikasi data dalam 3 hari kerja, dan dana dikembalikan ke rekening Anda dalam 5 hari kerja setelah disetujui.
• Q: Apakah saya bisa mendapatkan refund penuh?
  A: Tidak. Refund kursus dikenakan biaya administrasi sebesar 20%. Untuk double payment, selisih pembayaran yang melebihi biaya kursus dikembalikan penuh.
• Q: Bisakah saya membatalkan pendaftaran setelah kelas dimulai?
  A: Tidak. Refund hanya berlaku jika dibatalkan sebelum hari pertama kelas atau tes.
• Q: Apa syarat pengajuan refund tes TOEFL ITP® resmi ETS?
  A: Pembatalan minimal 7 hari kerja sebelum jadwal tes, kesalahan pembayaran, atau force majeure yang dibuktikan dokumen resmi.
• Q: Apakah ada refund jika saya tidak mencapai skor yang diinginkan?
  A: Tidak. Hasil tes tidak memengaruhi kebijakan refund; pembayaran tes tidak dapat dikembalikan karena skor.
• Q: Jika saya salah memilih tanggal tes atau kursus, apa yang harus dilakukan?
  A: Kesalahan tanggal setelah konfirmasi tidak dapat di-refund. Sebaiknya periksa kembali jadwal sebelum melakukan pembayaran.
• Q: Bagaimana jika terjadi double transfer atau kelebihan bayar?
  A: Selisih pembayaran akan dikembalikan penuh setelah verifikasi bukti transfer ganda oleh tim keuangan kami.
• Q: Bisakah saya mengalihkan kursus ke orang lain?
  A: Ya, jika kursus belum dimulai dan mendapat persetujuan tertulis dari manajemen Akademi Bahasa Asing.
• Q: Apakah saya bisa mengubah program kursus yang sudah saya daftar?
  A: Bisa, asalkan sebelum hari pertama kelas. Selisih biaya (jika ada) akan disesuaikan.

Kontak & Bantuan Refund

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau membutuhkan bantuan, silakan hubungi:

WhatsApp: +62 857 1760 5272
Email: akademibahasa.sch.id@gmail.com
Website: akademibahasa.sch.id