Checklist Dokumen Kuliah Al-Azhar: Scan–Asli & Legalisasi

Dokumen kuliah Al-Azhar jalur Mu’adalah wajib disiapkan dua tahap: berkas scan awal untuk validasi data, lalu berkas asli untuk legalisir berjenjang dan final check. Dokumen inti meliputi paspor aktif ≥18 bulan, ijazah/SKL & transkrip, KTP, KK, akta kelahiran, serta pasfoto. Urutan kerja: kumpulkan → validasi → legalisir → terjemah → final check.

Dokumen kuliah Al Azhar paling aman dikerjakan dengan pola “scan dulu, kunci data dulu, baru legalisir.” Di ABA (Pare, Kediri), pendampingan pemberkasan jalur Mu’adalah dilakukan melalui unit Arab Al-Azhar Center Pare (NPSN K5669548; HKI JID2024122361; ABA HKI JID2025049575) agar proses rapi dan minim revisi.

Dokumen Kuliah Al-Azhar Jalur Mu’adalah: Apa Saja yang Wajib Disiapkan?

Untuk jalur Mu’adalah (penyetaraan ijazah), siapkan dokumen inti sejak awal: paspor (aktif ≥18 bulan), ijazah/SKL & transkrip nilai, KTP, KK, akta kelahiran, dan pasfoto. Dokumen tambahan (misalnya rekomendasi/kesehatan) disiapkan jika diminta pada tahapan tertentu.

• Target utama tahap awal:
  scan jelas + data konsisten (nama/TTL/ejaan) supaya tidak revisi berulang.
• Target utama tahap lanjut:
  dokumen asli siap legalisir berjenjang dan siap dibawa saat keberangkatan.

Bedakan Berkas Scan Awal vs Berkas Asli Tahap Lanjut

Kesalahan fatal sering terjadi karena dokumen “terlihat lengkap” di scan, tetapi tidak siap sebagai berkas asli. Gunakan pembagian berikut agar Anda tahu kapan harus berhenti “merapikan file” dan mulai “mengunci berkas asli.”

Rujukan legalisasi:
Untuk gambaran layanan legalisasi dan aturan umumnya, rujuk Layanan legalisasi dokumen Kemlu RI dan Permenlu 14/2022 tata cara legalisasi.

Urutan Kerja Pemberkasan Indonesia–Mesir yang Minim Revisi

Kalau Anda ingin proses cepat, jangan mulai dari legalisir. Mulailah dari validasi data. Setelah itu, baru masuk rangkaian legalisir–terjemah–final check.

1) Kumpulkan → 2) Validasi Data

• Kumpulkan
  Satukan semua dokumen inti dalam satu folder kerja (scan awal).
• Validasi data
  Samakan ejaan nama lengkap, tempat/tanggal lahir, dan urutan nama di seluruh dokumen.

3) Legalisir Berjenjang → 4) Terjemah → 5) Final Check

• Legalisir berjenjang
  Dokumen inti diproses melalui tahapan legalisir (Kemenag → Kemenkumham → Kemenlu → Kedubes Mesir) sesuai kebutuhan dokumen pada jalur Mu’adalah.
• Terjemah
  Terjemahkan dokumen yang diperlukan setelah data “fix” untuk menghindari revisi terjemahan.
• Final check
  Periksa cap/stempel, kelengkapan lembar, dan paket dokumen asli yang wajib dibawa.

SOP Penamaan File + Backup Drive (Wajib untuk Tim yang Serius)

SOP file membuat pendampingan lebih cepat, memudahkan pelacakan versi, dan mencegah hilang data saat pindah perangkat.

• Format nama file:
  YYYYMMDD_NAMA_DOKUMEN_V1 (tanpa spasi, gunakan underscore).
• Contoh penamaan file:
  20260105_AHMADFIRDAUS_PASPOR_V1.pdf
  20260105_AHMADFIRDAUS_IJAZAH-SKL_V2.pdf
  20260105_AHMADFIRDAUS_AKTAKELAHIRAN_V1.pdf
• Struktur folder:
  01_SCAN-AWAL / 02_VALIDASI / 03_LEGALISIR / 04_TERJEMAH / 05_FINAL-ASLI
• Backup minimal 2 tempat:
  Drive utama + cadangan (flashdisk/drive eksternal/cloud).
• Keamanan data:
  Ikuti Kebijakan Privasi ABA saat mengirim dokumen pribadi.

Kesalahan Fatal yang Paling Sering Menggagalkan Dokumen

• Beda nama/TTL antar dokumen
  Solusi: lakukan validasi data sebelum legalisir dan terjemah; cek ejaan huruf per huruf.
• Scan buram atau terpotong
  Solusi: scan ulang dengan cahaya rata; pastikan seluruh sisi dokumen masuk frame.
• Paspor masa berlaku mepet
  Solusi: pastikan paspor aktif ≥18 bulan sejak awal proses.
• Ukuran pasfoto salah
  Solusi: siapkan file foto resolusi tinggi + versi cetak; ikuti ketentuan tahapan yang sedang berjalan.

Cara Daftar Pendampingan Dokumen Kuliah Al-Azhar (Step-by-Step)

• 1) Hubungi admin ABA untuk mulai pendampingan.
  Mulai lewat Kontak Pendampingan Dokumen dan sebutkan jalur Mu’adalah.
• 2) Kirim data identitas sesuai dokumen.
  Nama lengkap + TTL (sesuai KTP/KK/Akta) agar validasi cepat.
• 3) Upload scan awal dokumen inti.
  Paspor, ijazah/SKL, transkrip, KTP, KK, akta kelahiran, pasfoto.
• 4) Lakukan validasi ejaan dan konsistensi data.
  Fokus pada beda huruf, spasi, urutan nama, dan format tanggal.
• 5) Terapkan SOP penamaan file dan folder.
  Gunakan format YYYYMMDD_NAMA_DOKUMEN_V1 + folder bertahap.
• 6) Susun urutan legalisir berjenjang.
  Rencanakan dokumen mana yang masuk tahapan Kemenag/Kemenkumham/Kemenlu/Kedubes.
• 7) Proses legalisir sesuai urutan.
  Pastikan dokumen asli dan salinan siap sesuai kebutuhan tiap tahap.
• 8) Terjemahkan dokumen yang dibutuhkan.
  Lakukan setelah data final untuk menghindari revisi terjemahan.
• 9) Final check paket berkas asli.
  Siapkan map khusus “ASLI” + map “SALINAN” sebelum berangkat.
• 10) Simpan backup final.
  Backup folder 05_FINAL-ASLI ke drive cadangan.

• Checklist perangkat/dokumen untuk mulai cepat:
  HP/laptop, internet stabil, email aktif, dan scan awal semua dokumen inti.
• Contoh format pesan saat kirim berkas:
  Nama: Ahmad Firdaus | Jalur: Mu’adalah | Berkas: Paspor + Ijazah/SKL + Transkrip + KTP + KK + Akta + Foto
• Kesalahan umum + solusi:
  Scan buram → ulang scan; beda ejaan → rapikan sebelum legalisir; foto salah ukuran → siapkan ulang file & cetak.

Mau Berkas Anda Rapi dari Scan sampai Asli?

Jika Anda ingin proses pemberkasan Indonesia–Mesir lebih terstruktur, ABA bisa membantu mulai dari validasi data, SOP file, hingga final check dokumen asli. Mulai dari Kontak Pendampingan Dokumen. Anda juga dapat melihat ekosistem layanan di Profil ABA dan daftar layanan di Daftar Program ABA.

FAQ – Dokumen Kuliah Al-Azhar Jalur Mu’adalah

Jawaban ringkas untuk pertanyaan paling sering tentang checklist berkas dan legalisasi.

• Q: Dokumen inti apa yang wajib disiapkan?
  A: Paspor aktif ≥18 bulan, ijazah/SKL & transkrip nilai, KTP, KK, akta kelahiran, dan pasfoto. Jika butuh pendampingan, mulai dari Kontak ABA.
• Q: Kenapa harus bedakan scan awal dan berkas asli?
  A: Scan awal dipakai untuk validasi data dan penyusunan urutan kerja, sedangkan berkas asli diperlukan untuk legalisir berjenjang dan final check sebelum berangkat.
• Q: Urutan kerja yang paling rapi apa?
  A: Kumpulkan → validasi data → legalisir → terjemah → final check. Untuk rujukan legalisasi, lihat Kemlu RI.
• Q: SOP penamaan file yang aman seperti apa?
  A: Gunakan format YYYYMMDD_NAMA_DOKUMEN_V1 dan folder bertahap (SCAN-AWAL, VALIDASI, LEGALISIR, TERJEMAH, FINAL-ASLI) agar versi tidak tertukar.
• Q: Kesalahan fatal yang paling sering bikin revisi?
  A: Beda nama/TTL, scan buram, paspor mepet, dan ukuran foto salah. Solusinya: validasi data dulu, scan ulang yang jelas, pastikan masa berlaku paspor, dan siapkan foto resolusi tinggi.
• Q: Di mana saya bisa baca aturan layanan dan keamanan data?
  A: Anda bisa merujuk Syarat & Ketentuan serta Kebijakan Privasi di situs ABA.